在成本、效率的考量下，越来越多企业导入云端协作和生产力工具，根据 CASB 业者 Bitglass 於 2018 年公布的调查，欧洲、中东等海外地区已有 84% 的组织，正将 IT 系统迁移到云端平台或导入相关应用，其中约 65% 企业选择 Microsoft Office 365，至於 Google G Suite 采用率则为 19%。那究竟 Microsoft Office 365 和 Google G Suite 有哪些差异？
从价格来比较，Google 日前宣布 G-Suite 将在 4 月 2 日开始以新价格计费，这个涨价动作意味着市场即将有新的版图变化，原本两家业者基本版、亦即 Google G-Suite Basic 和 Office 365 商务基本版都是每人每月 5 美元（约 150 台币），如今要使用 G-Suite，每人每月得多付出 1 美元（约 30 台币），乍看之下不多，但整家公司员工加起来便是一笔可观的额外开销。
除了价格，Office 365 还藏有你不知道的操作优势
除了价格之外，功能也是企业在评估云端信箱上很重要的考量点，就两家业者在网站上的说明来看，G-Suite 和 Office 365 都具备某些电子信箱该有的基本功能，例如：支持自订网址和信箱别名、行事历、文件编辑、视讯会议、即时讯息、云端储存等，不过在服务内容上却有很大的差异。
举例来说，G-Suite Basic 提供每位使用者的云端储存空间是 30GB，但 Office 365 却能推出高达 1TB 的容量，省去使用者需要定期删文件的时间。此外，Office 365 的信箱容量也达 50GB，是 G-Suite Basic 的 3 倍以上，使用者无需担心会因为空间不够而收不到信，可以全部留存下来，等到离职那天再一次清空就好。
再来比对文件编辑功能，Office 365 提供线上版 Office 软件，包括 Word、Excel 及 PowerPoint，操作接口与电脑版几乎相同，不仅学习门槛降低，对不太会用的人来说，也因 Office 的普及性，让使用者可以快速上手。反观 G-suite 虽然也支持文件、试算表及简报三种线上编辑的功能，但因操作接口不同於大家所熟悉的接口，使用者必须重新适应及学习，才能顺利使用。
此外，微软另外更推出能与 Office 365 云端系统混合使用 Exchange Online 服务，此服务有三大特点特别适合企业使用。首先，Exchange Online 在日常邮件收发中会透过机器学习了解用户的使用习惯，在邮件排序上会让最重要、最常用的部分聚焦在收件夹上头，藉此提高办事效率，让用户再也不必从大量 Email 中找信件。第二，Exchange Online 的机器学习系统也会纪录使用者一天花在会议与寄送邮件的时间，分析后利用数据反馈让使用者能更有意识的掌握时间，提高自身生产力。而最后就是自动扫描邮件与资安保卫这两大功能。Exchange Online 会在收信后自动扫瞄邮件，将可能含有恶意程序的邮件导入至沙箱环境中做引爆，以避免恶意程序影响到公司的环境与作业系统，替企业资安做严格把关，做到数据不外泄，更把数据所有权归回用户手上。
值得注意的是，Office 365 还多了一项 G-Suite Basic 没有提供的服务，那就是企业协作平台 Microsoft Teams 及专案管理工具 Planner。对於跨国型、据点多或员工经常外出办公的企业，这两项工具相当实用。Microsoft Teams 就像个人通讯软件一样，让员工彼此可以用聊天的方式讨论事情，不同处在於 Teams 是专门为企业沟通而设计，不只功能更符合企业需求，也更重视资安防御能力，企业可依据部门别或专案别在 Teams 平台上成立群组，共享文件、搜索对话纪录、指派任务、公告事项或是进行多人视讯会议等，甚至还能结合 Planner 管控专案执行进度，让员工能充分掌握与工作相关的所有资讯，进而降低沟通成本、提高内部沟通效率与工作成效。
超直觉 UX 接口！写信直接 @ 同事，不怕忘了 CC 任何人
除了价格与功能面的差异，Office 365 商务基本版与 G-Suite Basic 两者的操作接口也大有不同。
首先是单一接口设计，Office 365 将信箱常用功能整合在单一接口上，使用者不必浪费时间切换视窗，在同一个画面就能收发邮件、安排行事历、处理待办事项…等。
第二则是 Office 365 将附件上限扩大到 150GB，对比 G-Suite Basic 传送 25MB、接收 50MB 的限制，使用者在与外部合作夥伴共享文件时，不必担心电子邮件寄不出去或收不下来的风险，也不用烦恼除了电子邮件还能用什么方式共享文件。
第三仿照通讯软件 Line 设计，让使用者在写信时，可以直接用 @ 符号标注某人时，被标注的对象就会自动成为收件人，如此一来在输入收件者时，就不用担心漏掉哪一位同事。
第四考量到使用者经常花很多时间在收信匣中，寻找某一封邮件，Office 365 设计了焦点收件匣，针对未读信件集中显示重点信件，提高使用体验，而且相同主题的所有往来信件还能汇整成一个对话串，与 G-Suite Basic 用「Re：主旨」的显示方式相比，Office 365 的设计比较不会让使用者漏看其中某一封信、或是错过重点资讯，更能一眼掌握事情的来龙去脉。
新一代企业管理文化强调利他精神，管理者要做的不是评估员工工作绩效，而是协助员工顺利完成工作，而协助的方式有很多种，选择一个方便好用、员工熟悉的工具不只可以提高工作效率，还能兼顾企业在成本上的考量，真正实现新型态管理的精神。
